Die Beteiligung österreichischer ExpertInnen und öffentlicher Stellen an dem zwei Jahre dauernde Pilotprojekt SMART SPP erbrachte interessante Ergebnisse, die Impulse für die Weiterentwicklung der nachhaltigen innovativen Beschaffung setzen werden. Ausgehend vom Ziel, die Markteinführung neuer CO2 sparender Technologien und Lösungen im Rahmen der öffentlichen Beschaffung zu erproben, wurden im Rahmen des EU Projektes SMART SPP an drei spezifischen Punkten des Beschaffungs-verfahrens Innovationen erprobt:
- Es wurden neue Formen der frühzeitigen Markterkundung getestet;
- durch einen neuartigen strukturierten Dialog zwischen Anbietern und öffentlichen Beschaffern wurden die möglichen Lösungswege für die spätere Leistungsbeschreibung sondiert und
- mittels eines gut strukturierten Projektmanagements einzelne Vergabeverfahren bis zur Umsetzung begleitet.
Zusammenfassend wurden im Rahmen des EU Projektes Beschaffungen im Wert von ca. 80 Mio. EUR getätigt. Mehr als 200 Personen waren in die veränderten und erweiterten Beschaffungsprozesse einbezogen. Die beschafften Technologien im Bereich von Lichttechnik und Elektromobilität erbrachten Energieeinsparungen von 30-90% und CO2 Einsparungen in Höhe von ca. 5,3 GWh/a. Über 250 ManagerInnen, BeschafferInnen und Finanzverantwortliche wurden mit der Lebenszykluskostenrechnung und CO2 Bewertung im Rahmen von Trainings vertraut gemacht.Der Schwerpunkt der österreichischen Aktivitäten lag im Bereich der Recherchen, der Entwicklung und Erprobung der Lebenszykluskostenrechnung und CO2 Bewertung sowie in der Verbreitung, Sensibilisierung und Schulung beschaffender Stellen.
Welche Empfehlungen können aus dem Projekt heraus gemacht werden?
- Die frühzeitige systematisierte Markterkundung, unter anderem auch unter Einbezug externer ExpertInnen, verbesserte den Informationstand der beschaffenden Stellen gegenüber dem bisherigen Vorgehen bei Beschaffungen deutlich. Häufig vertiefte sich durch die Art der Vorarbeiten auch die interne Kooperation und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen/Organisationseinheiten. Als nachteilig empfanden die BeschafferInnen den dafür nötige Zeitaufwand.
- Die strukturierten Dialoge im Vorfeld der Beschaffung erbrachten wichtige Informationen über die Leistungsfähigkeit und die Charakteristik der angebotenen Technologien und ihre Begrenzungen. Sie führten häufig zu einer Veränderung der Ziele der Beschaffung. Auch die AnbieterInnen verbesserten ihren Wissenstand über die veränderten technischen Anforderungen der öffentlichen Stelle deutlich.
- Die strukturierte Vorgehensweise erhöhte bei den involvierten Entscheidungsträgern die Akzeptanz für die Ziele und den Weg der Beschaffung (adhoc versus systematisiertes Vorgehen).
- Die Methode der Lebenszykluskosten und Co2 Reduktionsberechnung erwies sich als anwendbar in der Beschaffungspraxis, erforderte aber deutlich mehr zeitliche Ressourcen. Sie führte bei einzelnen Beschaffungen zu Veränderungen in der Vorgehensweise und lieferte nachvollziehbare hard facts in den konkreten Beschaffungsvorhaben.
- Die rechtlichen Unischerheiten erwiesen sich als als wesentliche Barriere in Bezug auf das Engagement für die neuen Verfahrensschritte. Das systematisierte und gut beschriebene Vorgehen reduzierte die Vorbehalte etwas.
- Die Vergabe zum Billigstpreis stellt im Vergleich zu den im Rahmen von SMART SPP erprobten Verfahren einen deutlichen Mehraufwand dar, für diesen fehlen vor allem zeitliche Ressourcen.
Der Lebenzykluskosten und CO2 Reduktionsrechner und das dazugehörige Handbuch stehen in Deutsch auf dieser Webseite zum download bereit.